こんにちは、hanamongs(はなもん)です。
- ダラダラやってるつもりはないのに、時間が掛かかってしまう
- 進め方が分からず、本題の業務に入るまでに時間がかかってしまう
- 新しく仕事の依頼をされたが「何を優先させるか」分からない
- 時間を掛けたわりに、満足する出来栄えにならなかった
「サボっている訳ではないのに」「真面目にやってるのに」時間が掛かってしまう。
- 効率良くテキパキと仕事をするにはどうすれば良いのか知りたい。
- ネット・本で対策しようとしたけど「なかなかうまくいかない」
- 仕事が早い人が、どうやって業務しているのか知りたい。
こういった疑問を、解説していこうと思います。
私は、年間で書籍を400冊読んでいるのである程度の知識がつきました。
過去に営業職を12年（累計訪問数93万件、TEL件数15万件）
業務経験。その中で多くの失敗と経験をしましたので、
役立てることがあれば嬉しいです。
この記事では「仕事の効率を上げたい」「なぜ時間がかかってしまうのか」
原因と、具体的改善方法までを解説します。
仕事が遅い人の特徴と7つの対処法
- 業務経験が少ない、だから引き出しが少ない
- 説明を正しく理解できていない
- 完璧を追求しない
- 情報の整理が出来ていない
- マルチタスクは非効率
- 優先順位をつけていない
- 自信がない
- 原因が分からなければ、対処しようがありません。
- 現状を理解してから改善していきましょう。
ひとつずつ解説していきます。
業務経験が少ない、だから引き出しが少ない
転職者や新卒の人は、業務にたいして不慣れです。
初めてやることばかりですから「当たり前」です。
まず業務の流れ、やり方を勉強しましょう。
デスクワークが基本ならパソコン操作（社内ソフト・エクセル・ワード）
営業ならコミニュケーション能力（伝え方・社外に人に向けたメールの仕方）
上司・先輩の方は「業務を勉強する時間を設ける」と理解力が高くなりスグ戦力になってくれます。
1日5分でいいので勉強・ミーティングの時間を設けてあげてみてください。
説明を正しく理解できていない
「分からないことは聞き直す」基本にもどり徹底しましょう。
分かっていたとしても「念のため確認なんですけど」と確認をとりましょう。
理解不足だと「やらなければいけない仕事をせず、やらなくていい仕事をしてしまいます」
ミスにも繋がるので、必ず確認はしていきましょう。
上司・先輩の方は「1度教えても、理解しているのは3割ぐらい」と思っておいたほうがいいです。
1度教えただけで完璧に理解するのは不可能です。
能力の問題ではなく、そういうものです。
不可能なことでイライラするのは意味が分からないので、こまめに確認をしてあげましょう。
完璧を追求しない
新しい仕事（業務）をするとき、最初から満点の出来を追求するのはやめましょう。
なぜなら「時間がかかる」から。
あなたは、他にも多く仕事を抱えているはずです。
手をぬいていいところは、ぬいて時間をつくりましょう。
では、どこを手抜きする？
「社内文章」「内部資料」「社内で毎日必ずやる業務」
要は、社内も関することですね。
私がやっていたことは「フォーマットを20パターン」保存しておいて
似たような事案があった場合、コピペして詳細（名前とか）を変更していました。
これだけでも、時間効率は劇的にあがります。
ちなみに、フォーマットを使う良いところは、もう1点あります。
「頭を使わない」考えなくても済むということです。
どうしても、完璧を求めてしまい時間がかかってしまう人は
最初に上司・先輩に「何点の出来でいいですか？」お伺いをたてましょう。
そしたら「70点ぐらいで、内容は〇〇みたいなかんじで」と指示がでるはずです。
これで「出来栄えのクオリティ」+「構成」が聞けたので後は、構成に沿ってやるだけです。
情報の整理が出来ていない
整理整頓が出来ていない人は、机の上、パソコンのフォルダを整理しておきましょう。
「あの書類の情報をひっぱってこよう」としたけど、書類はどこにしまったんだっけ？」
となれば、探すことに集中してしまいそのたびに集中力が切れます。
結果、仕事に集中できずに時間が掛かってしまいます。
そうならない様に、備品の位置、机の中は必ず置き場を決めておきましょう。
共有する備品がある場合も同様に置く場所を決めておくのが生産性を上げる大前提です。
マルチタスクは非効率
整理整頓は「机・パソコン」だけではありません。
頭のなかも整頓しておきましょう。
マルチタスクは非効率だと考えています。
「あれをやってこれをやって」と頭のなかで考えながら目の前の仕事をしていると
集中が持続しません。
私の場合はTODOリストを作って「やること」を書き出します。
書き出すことで、頭のなかにスペースが生まれるので、目の前の仕事のみに集中が可能です。
「目の前のこと以外のもの」は徹底的に排除しています。
パソコンの枠に付箋を貼りがちでしたが、集中出来ないのでやめました。
結果、生産性が上がり時間効率も良くなったので非常におすすめです。
優先順位をつけていない
優先順位を間違えてしまう人は「書き出してみる」ことが大切です。
書き出した業務に「やる順番」をつけます。
そうすると、だんだん優先順位が分かってくるので仕事効率も良くなります。
おそらく、うまく優先順位が設定できていない人は「簡単な仕事」と先にやっておいて
「重要な仕事」を後回しにしていると思います。
これは、逆です。
重要な仕事はクリエイティブな業務ですので、もっとも頭をつかいます。
それなのに、簡単な仕事を先に処理してしまう。
そうすると脳が疲れてしまいます。
脳が疲労しているのに、重要な仕事をやっても品質はあがりませんよね。
「重要なことは先に片付けましょう。」
自信がない
自信がないと、迷いが生じてしまいます。
迷いが生じると、確認しないと不安になります。
不安になると、怖くて仕事が前にすすみません。
「チェックしてくれなきゃ進められないよ！」
これでは、仕事が早くなりません。
ただ、新人（1年～2年目）の人は「しょうがない」ところはあります。
問題は何年か経ち「後輩ができたとき」です。
はじめは社歴も浅いし「しょうがないよね」で済んでいましたが、
しょうがないキャンペーンが終わったときに、本当に困ってしまいます。
そうならないために、「成功を積み重ねましょう」
大きいこと、小さいことは関係なく「成功を体験する」ことが大切です。
自信は、成功体験からしか生まれません。
成功体験とは「人の役に立つこと」
人の役に立つことは、多くのことにチャレンジすることが大切です。
恐怖＜行動
行動しなければ、上達は不可能です。
まず打席に立つことが重要なのです。
ほかにも「効率的にこなす方法」など記事を載せてますので良かったらどうぞ。
