こんにちは、hanamongs(はなもん)です。
- 情報を仕入れたけど、結局やり方が変わらなかった。
- 効率も求めて仕事術を変えてみたけど、結局残業が続いている。
- いまのやり方は非効率だと思っているけど、新しいやり方がわからない。
私たちは毎日、忙しい日々を過ごしています。
仕事では情報が多く、時間がない。家に帰ってもサブスクも増えて映画を倍速で見ることも多くなっていると思います。
情報が多い社会の中で「時間の使いかた」「効率化」は今後、もっと重要になってくるでしょう。
しかしながら、時間の使いかたのフォーマットはありません。
生活のスタイルによって時間の使い方は変わるので、その人にあった時間配分・効率を考えていかなければ、情報に埋もれてしまいストレスが溜まっていく一方だなと考えています。
「時間がない」対策は、効率化のやり方を知ることです。
私は、年間で書籍を400冊読んでいるので、ある程度の知識がつきました。
この記事では「効率化」についての理解と非効率の改善法を解説します。
仕事を効率化する。
「こうするべき」と思っているのは自分だけ。
例えば、仕事で上司から指示を受けて業務をしているとき、どう対応をしているでしょうか。
「指示以上の内容を提出しなければいけない」と思ってはいないでしょうか。
また、求められていることに対して過剰に完成度を高めてはいませんか？
時間がなくなるのは「思い込み」がそうさせているケースが多いです。
「自分しかできない仕事」「完成度を高めるために」「これも追加しておこう」「伝えられてはいないが、前もってこの資料も準備しておこう」これは、おすすめしません。なぜならそれは、あなたが思っていることだからです。
それよりは、先ずは指示内容を完成。その後、提出までに時間があるなら上乗せをする方法をとりましょう。
間違っても、完成もしていないのに作成しながらオリジナル性をだすのはやめましょう。
提出期限や納期に間に合わないのは信頼も失ってしまいます。
それよりは、先ずは伝えられた、指示内容を完成させるだけでいいのです。
効率よく仕事する上でのメンタル
物事を取り組むうえで「気持ち・考え方」は、私達が思っている以上に業務スピードに影響をおよぼします。
「時間がない」と思ってやっていれば焦りがでます。
ミスも増えるでしょう。そうならないためにも「余裕がある」と思いながら仕事に向き合いましょう。
気分が前向きだとパフォーマンスも上がります。
作業時間を把握していないと、時間はどんどん足りなくなっていく。
1つ1つのタスク作業時間はどれだけの時間がかかるのか把握しましょう。
どんぶり勘定で時間を把握するのは今日からやめましょう。
可能であればストップウォッチを使って作業に対して、時間はどれほどかかっているのかを把握しましょう。
時間の把握は重要です。
意識しないと予定していたスケジュールがどんどん後ろ倒しになってしまい、新しい依頼が入ったら身動きが取れなくなる場合もあります。
そうならないためにも業務に対して、どれくらい時間を使うのかは把握しておきましょう。
最初から正確に作業時間を把握することは不可能です。
繰り返し時間を図ることで正確な時間が読めるようになります。
時間が読めるようになることは他にもいいことがあります。
自分のタスク限界数が知れるようになるのでオーバーワークを防げます。限界を超えるとミスも増えます。
自分が、どの程度のタスク数なら抱えられるのかを知ることは重要です。
優先順位の決めかた
マトリックスを使用して優先順位を決めていきましょう。
【項目は4つ】
①重要度が高く・緊急性が高い
②重要度が高く・緊急性は低い
③重要度は低い・緊急性は高い
④重要度が低い・緊急性が低い
①がもっとも優先順位が高なるにつれて②③④の順に優先順位は低くなっていきます。
①は「クレーム処理」・「納期が間近なもの」・「命に関わること」
④は「職場の雑談」・「スマホアプリのデイリーボーナス」・「待ち時間の過ごし方」など
おこなうタスクを①~④のマトリックスの欄に書いて、作業していきましょう。
書き出すだけでも、頭の中の考えるスペースは空くのでおすすめです。
非効率なひとの特徴
・人に頼るのが苦手。
すべて自分でやるという責任感は素晴らしいですが、キャパオーバーになってしまっては体を壊します。会社であればチームで動いているのが当たり前です。頼るのが苦手でも、チームなのでそこは遠慮せずに、他の人を頼るようにしましょう。意外と自分が思っていたのと違う対応になるケースは多いです。頼られた側は案外嬉しいものです。
伝えてもいないのに「嫌だろうな」という勝手な思い込みは、おすすめしません。
・先送りにして納期ギリギリにやる。
納期に余裕があると先延ばしにしてしまい、結果ギリギリに仕上げるのは改めましょう。そもそも、ギリギリで仕上げたもののクオリティは正直低いです。やり直しになって余計に時間が掛かることも考えられるので、逆算して予定立てて行いましょう。
よくあるのは、重要なタスクを先延ばしにしてラクなタスクからやっていくこと。これは逆です。重いタスクから処理していきましょう。
・取り組む前から業務を大きく捉えすぎて、腰が上がらない。
これは、細分化出来ていないのが原因です。
業務全体を捉えるのではなく、細分化して細切れにしてスケジュールにいれるようにしましょう。毎日コツコツやるのが、結局1番効率が上がります。そのためにスケジュールを入れるので、先ずはやることを細かくすることが重要です。
いままで「効率」を考えていなかった人も、既にしていた人も、当記事を参考に上達に挑戦してみてください。応援してます。
私は「本を読めば人生が楽になる」と思っています。
そして読むことを薦めています。
それは私自身が、問題が起きたときに本からの情報で、解決に結びついたことが多いからです。
例えばですが、年100冊本を読んでいる人は、10年後1,000冊読んでいる人です。
ここまで、本を読めば人生に新たな閃き（ビジネスチャンス）が起きることは間違いないでしょう。
私がそうであったように、あなたも一人では悩まずに
読書することで人生を楽に過ごしましょう。
あなたの人生は読書によって変わります。
